Nessuno ne è esente.

 Per i più disparati motivi a tutt3 noi viene chiesto di partecipare a una riunione. E, a meno di esserne relatori, pensiamo subito ci annoieremo a morte.

Anche a me non piacciono ma non sono un'abolizionista. Perché la riunione è simbolo di democrazia: parteciparvi significa essere al corrente di un progetto e, se c'è la possibilità di parlare, anche contribuire concretamente alla sua realizzazione.

 La riunione è quindi il luogo e il momento in cui si esprimono liberamente idee e ipotesi. Allora perché risulta noiosa?

 Lo è quando non è un confronto ma solo una vetrina in cui chi parla si vanta dei risultati raggiunti (a volte prendendosene tutto il merito)

 Lo è quando è un guazzabuglio di termini tecnici e slide complesse che nessuno capisce.

 Lo è quando ci si perde in dettagli inutili e quando si pretende da chi ascolta l'attenzione per molto tempo.

 La cosa curiosa è che basta veramente poco per renderla efficace ed efficiente e quasi nessuno ci pensa. Per esempio.

- Programmare un orario di fine, non solo di inizio, e rispettarlo. Così chi partecipa può organizzare meglio gli altri impegni e non considera la riunione "tempo rubato alla propria vita".

- Fissare un buon sistema di comunicazione tra chi partecipa. Una mail settimanale aiuta ad essere aggiornati e arrivare all'incontro pront∂  a definire e a discutere qualcosa di cui si è già tutt∂ a conoscenza. 

- Quando possibile, fare la riunione online. Abbiamo imparato in tempi recenti che si è più dispost∂ all'ascolto quando non siamo arrivat∂ di corsa e parcheggiando a caso. Anche se ci siamo dovut∂ chiudere in una stanza supplicando la famiglia di non discutere ad alta voce in quella accanto.

- Chi parla deve pronunciare un discorso breve e concreto e ascoltare le opinioni altrui: per farlo bisogna essersi preparat∂ con attenzione e scrupolo, per risultare esperti e non divagare, dando l'impressione che si stia improvvisando.

- Dare la parola anche a chi non è molto loquace. Le persone introverse sanno essere creative e produttive, ma non lo sapremo mai perché tendono a zittirsi davanti agli ego altrui.

- Fare in modo che ogni punto all'ordine del giorno abbia una conclusione e una persona che ne è responsabile: qualcun∂ che prenda le decisioni a breve termine, fissando "date di scadenza" e ne relazioni ai partecipanti entro la riunione successiva

Sono solo esempi, ma tutti basati su un unico principio: la semplicità. Perché complicare la vita a se stess∂ e agli altri annoia e non serve a nulla.